【例文あり】電話やメールでインターンを辞退するときの方法を解説!

都合がつかなくなり、せっかく応募したインターンを辞退せざるを得ないことも中にはあるでしょう。
しかし、連絡なしに無断で辞退するというのは最悪の対応です。
もし就職活動でその企業を受けることになったとき、マイナスからのスタートになることは間違いありません。
また、本選考を受けないからといって油断するのも禁物です。就職後、もしかするとその企業と取引や商談といった仕事で関わる可能性があります。そうなると印象が悪いだけでなく、『信頼に欠ける』という理由で取引を切られてしまう・・・なんてことも十分考えられるのです。
では、辞退するときはどのように対処するのがベストなのでしょうか。
今回の記事では、できるだけインターンの応募を穏便に辞退するための方法を紹介したいと思います。

目次
インターンは辞退できる?
いつまでに辞退の連絡をとるべき?
辞退の連絡をするときに伝える内容は?
辞退する理由について詳しく言う必要はある?
辞退を伝えるときに気をつけること
誠意を伝えるには電話で連絡を
連絡の時間帯には注意
内定を辞退するときはより誠実な対応で
インターンを辞退するときの例文
電話での伝え方
メールの文章例
インターンを辞退すると本選考に影響が出る?
本当に辞退して良いのかよく考える
辞退するときはしっかりマナーを守ろう

インターンは辞退できる?

「まず、インターンって辞退できるの?」と、疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。
結論から言うと、インターンを辞退することは可能です。
インターンは多くの学生が参加するため、人事側の対応として、事前に誰かしら辞退することも考えて人数を調整しています。
しかし、だからといって無断で辞退するのはやってはいけないことです。
事前に必ず連絡を入れて、辞退の旨を伝えるようにしましょう。

いつまでに辞退の連絡をとるべき?

基本的に、辞退を決めたらすぐに連絡をするのがマナーです。
あなたが辞退を伝えるか悩んでいる間にも、人事は資料の準備・グループを組むといった作業を進めています。連絡が遅れてしまうと、その分無駄な作業をさせてしまうことになるのです。

辞退の連絡をするときに伝える内容は?

辞退の連絡では、①『氏名・学校名』②『インターン応募者である旨』③『インターン実施日』④『インターンを辞退する旨』を簡潔に伝えるのがポイントです。

また、上記はあくまで最低限必要な事項です。このほか、準備に時間を割いてもらった謝罪と感謝の言葉も伝えるようにしましょう。

辞退する理由について詳しく言う必要はある?

辞退する理由について、事細かに言う必要はありません。
もし他社のインターンを優先する場合、それを伝えるのは優先度が低いと言っているようなもので、失礼なことです。
辞退する理由については、『一身上の都合で』『諸般の事情により』など、無難なものに留めておきましょう。

辞退を伝えるときに気をつけること

ここからは、辞退を伝えるときに気をつけるべきポイントをいくつか紹介していきます。

誠意を伝えるには電話で連絡を

誠意が伝わりやすいのは、電話で直接辞退を伝える方法です。
特にインターン選考を進めてもらっている場合など、それまで時間を割いてもらった分、電話で謝罪と感謝を伝えるのが、誠意ある対応というものです。

また、開催日が三日以内に差し迫っているときは、必ず電話で連絡するようにしましょう。電話の方がメールよりも早くかつ確実に、辞退するという事実を知ることができるためです。

なお、募集人数が決まっていない大量参加のインターンや、選考がないインターンで開催日がまだの場合など、緊急性が薄いときはメール連絡の方が良いこともあります。
なぜなら、電話で話している間は相手の時間を奪ってしまい、仕事の迷惑となってしまうからです。緊急性が薄く、自分が辞退することの影響が少ないと考えられる場合は、電話ではなくメールを選んだ方が親切でしょう。

連絡の時間帯には注意

電話とメール、どちらにおいても、連絡をする時間帯には気をつけましょう。
連絡する時間帯として、勤務時間である午前から夕方(9:00〜17:00)がベターです。

メールであれば、いつでも確認できるからと、時間を問わないように思うかもしれません。それでも、深夜や早朝に企業宛のメールを送るのは印象が良くないものです。
また、中には会社メールが個人の携帯に転送される仕組みのところもあります。
そのため、電話をかけるときと同様の時間帯にメールを送るようにしましょう。

なお、電話をかけるときは、昼休みであることが多い12:00〜13:00は避けるのが社会人としての常識です。

内定を辞退するときはより誠実な対応で

選考途中でなく、内定をもらってから辞退するときには、更に誠実な対応が求められます。
選考途中で辞退する、ということはインターンにおいて珍しいことではありません。しかし、内定後はインターンで使用する資料を用意していたり、長期インターンであれば研修の段取りを組んだりしており、かける手間暇が選考途中と比べて大きく異なります。
また、内定までの書類選考や面接といった段階にも時間を割いてもらっています。
そのため、短い期間でもお世話になった人事には、誠心誠意を伝えるようにしましょう。

インターンを辞退するときの例文

ここまで、辞退の連絡をする上で気をつけたいポイントを紹介してきました。
どういったことに注意したら良いか、ご理解いただけたでしょうか。
ここからは、実際に電話・メールでの伝え方を紹介します。例文も併せて紹介するので、もし辞退をすることになった場合にお役立てください。

電話での伝え方

電話で辞退を伝える際、ポイントとして、
簡潔に用件を伝える
相手に聞こえるよう、はっきりと早口にならないよう話す
うるさく雑音が入ってしまうような場所や、電波が悪い場所は避ける
ということを意識しましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。●月●日のインターンシップに参加させていただく予定の、●●大学の●●(氏名)と申します。インターンシップ担当の●●様がいらっしゃいましたら、お取り次ぎ願えますか?」

「お世話になっております。お忙しいところすみません。●月●日のインターンシップに参加予定の、●●大学の●●と申します。先日は選考通過に関しまして、ご連絡をいただきありがとうございました。調整を重ねていただいたにもかかわらず、大変恐れ入りますが、一身上の都合によりインターンシップの参加を辞退させていただけないでしょうか。」

「この度は、お忙しいところお時間をいただいてしまい、大変申し訳ありませんでした。失礼いたします。」

メールの文章例

メールを送るときのポイントとしては、
件名で誰が辞退する、という内容がわかるように書く
変換ミスによる誤字・脱字に気をつける
本文の最後には自分の連絡先を記載
という部分について、意識するようにしましょう。

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件名:【●/●インターンシップ参加辞退のご連絡】●●(氏名)
本文:
株式会社●● ●●部
●●様(インターン担当者名、不明な場合はインターンシップご担当者様と記入)

お世話になっております。
●月●日のインターンシップ選考につきまして、選考通過のご連絡をいただいておりました
●●大学の●●と申します。
先日は、お忙しいところご連絡をいただき誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、今回のインターンシップ参加につきまして、
一身上の都合により、辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ではありますが、ご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

●●大学●●学部●●学科 ●年 ●●(氏名)
080-●●●●-●●●●
●●●●@●●.●●.jp
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

インターンを辞退すると本選考に影響が出る?

インターンを辞退することで、必ずしも本選考で不利になるわけではありません。
しかし、辞退するときの対応が悪いと、人事の印象が悪くなってしまうのは当然のことです。
特にインターン担当と採用担当は同じ人事であることも多く、採用担当の印象が最初からマイナスだと、選考においてかなり不利な状況となってしまいます。

しっかりマナーを守った辞退の仕方であれば、本選考に影響が出ることはないので安心してください。

本当に辞退して良いのかよく考える

インターンを辞退する際、本当に辞退して良いものか、よく検討した上で企業にその件を伝えましょう。
一度インターンを辞退すると、不利にならないとは言いつつ、本選考に応募するのは気が引けてしまうものです。
また、長期インターンは長期間にわたり募集しているものも多いですが、短期インターンの場合、その内容のインターンは一年に一度しか開催しないことがほとんどです。
本当に辞退するべきなのか、よく考えて決めましょう。

辞退するときはしっかりマナーを守ろう

今回の記事では、インターンを辞退する上で守るべきマナーや辞退の仕方について紹介してきました。いかがでしたか?
どうしても事情がある場合、やむを得ず辞退をしてしまうことは仕方ありません。大事なのは、辞退を伝えるときの対応です。
お互い不快な気持ちを残さないよう、マナーを守って誠実に対応しましょう。