バイトの応募を辞退するときの電話例・メール例を紹介!

「他のところに受かってしまった・・・」「やっぱりこの条件だと難しい・・・」など、アルバイトを辞退しなければならないシチュエーションは、様々なものが考えられます。
そのことについて伝えるのは、なかなか勇気が要ることでしょう。
しかし、連絡をせずバックれてしまうというのは、やってはいけない最悪の対応です。
「怒られたらどうしよう」「嫌なことを言われるかもしれない」という怖い気持ちも分かりますが、何も言わずにフェードアウトするのではなく、必ず連絡は入れるようにしましょう。
今回は、アルバイトの辞退において気をつけるべきポイントや、連絡するときの伝え方例などを紹介していきます。

目次
アルバイトの応募を辞退するときに守るべきマナー
できるだけ電話で連絡する
可能な限り早く連絡する
面接の日時が迫っている場合は電話で連絡
面接を辞退するときの伝え方
電話の話し方例
メールの文章例
面接後に辞退するときの伝え方
電話の話し方例
メールの文章例
内定を辞退するときの伝え方
電話の話し方例
メールの文章例
辞退したことでアルバイト先から訴えられる?
一度辞退したアルバイト先に再応募できる?
相手に誠意をしっかり見せよう

アルバイトの応募を辞退するときに守るべきマナー

まずは、辞退の連絡をするときに守るべきマナーについて、いくつか紹介します。

できるだけ電話で連絡する

辞退するという連絡は、できる限り電話で直接伝えるようにしましょう。
メールで連絡を入れる方法もありますが、直接話さずに終わらせてしまうのは不誠実だ、と感じる人も多くいます。
今後関わることは少ないにしても、最後は直接連絡をした方が、筋が通っていると言えるでしょう。

可能な限り早く連絡する

辞退を決めたら、できる限り早めに連絡することが大切です。
面接の準備ひとつをとっても、面接担当者の決定、スケジュール・面接場所の確保、面接で聞く内容の検討、応募内容の確認など、様々な工程があります。
面接に合格している場合ですと、既に研修の段取りを組んでいることもあるでしょう。辞退を伝えるか悩んでいる間にも、相手は自分のためにたくさん動いてくれています。
無駄に時間を使わせないためにも、辞退を決めたら早く伝えることが誠実です。

面接の日時が迫っている場合は電話で連絡

面接前に辞退を伝える場合、面接の日時が迫っているのであれば、必ず電話で直接連絡をしましょう。
目安として、5日以内に面接がある場合は電話で連絡を入れるのがマナーです。
その理由は、メールだと相手に気づいてもらえなかったり、気づくのが遅れる可能性があるためです。
余計な手間をかけさせないためにも、面接日時が近いときは、確実に辞退について伝わるように電話で連絡しましょう。

面接前に辞退するときの伝え方

ここからは、具体的な伝え方の例を紹介していきます。
まずは、面接前に辞退したい場合における伝え方の例です。

電話の話し方例

「お忙しいところ失礼いたします。●月●日●時に、アルバイトの採用面接をしていただく予定の●●と申します。採用担当の●●様がいらっしゃいましたら、お取り次ぎ願えますか?」

「お世話になっております。お忙しいところすみません。●月●日●時に、アルバイト面接をしていただく予定の●●と申します。予定を調整していただいたにもかかわらず、恐れ入りますが、一身上の都合により面接を辞退させていただけないでしょうか。」

「この度は、お忙しいところお時間をいただいてしまい、大変申し訳ありませんでした。失礼いたします。」

ポイントとしては、『できるだけ内容を簡潔に伝える』ということが挙げられます。
相手は営業の最中に電話対応をしているため、あまり電話を長引かせたくありません。そのため、『辞退する』という内容をコンパクトに伝えることが重要です。

メールの文章例

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件名:【面接辞退のご連絡】●●(氏名)
本文:
株式会社●● ●●部
●●様(面接担当者名、不明な場合は採用ご担当者様と記入)

お世話になっております。
●月●日●時にアルバイトの採用面接を予定していただいた●●と申します。
先日は、面接日時を調整いただきありがとうございました。

恐れ入りますが、今回の面接につきまして、
一身上の都合により、辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ではありますが、ご理解いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

●●(氏名)
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

ポイントとしては、『件名で内容がわかるようにする』という点に気をつけましょう。
メールの場合、いちいち本文を開かないと内容がわからないものは不親切です。忙しい中でメールを読んでもらうため、できる限り短い時間で用件が伝わるようにすることがポイントです。
件名を見た時点で、自分が辞退する、という内容がわかるようにしましょう。

面接後に辞退するときの伝え方

続いて、面接を受けてから合否が出るまでの間で辞退したいときの伝え方例を紹介します。

電話の話し方例

(採用担当者に取り次いでもらう)
「お世話になっております。●月●日に採用面接をしていただいた●●と申します。先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。結果につきましてご連絡いただく前ではあるのですが、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただけないでしょうか。」

「お忙しい中でお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。失礼いたします。」

メールの文章例

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
件名:【選考辞退のご連絡】●●(氏名)
本文:
株式会社●● ●●部
●●様

お世話になっております。
●月●日に、アルバイト面接をしていただいた●●と申します。
先日は、お忙しい中で貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、今回の選考につきまして、
一身上の都合により、辞退させていただけないでしょうか。
選考結果をご連絡いただく前に、このような結果となってしまい、大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで大変恐縮なのですが、ご理解いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

●●(氏名)
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内定を辞退するときの伝え方

最後に、採用の連絡後、アルバイトの内定を辞退したいときの伝え方例を紹介します。

電話の話し方例

(採用担当者に取り次いでもらう)
「お世話になっております。●●と申します。先日は採用のご連絡をいただきありがとうございました。大変恐れ入りますが、(理由)という事情のため、アルバイトの内定につきまして、辞退させていただけないでしょうか。」

「この度は貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このような結果となって大変申し訳ございません。失礼いたします。」

内定を辞退したいということを伝えると、その理由について聞かれることも少なくありません。
理由を深掘りされた場合も、簡潔に事実を伝えたうえでお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

メールの文章例

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
件名:【内定辞退のご連絡】●●(氏名)
本文:
株式会社●● ●●部
●●様

お世話になっております。
●月●日に、アルバイト面接をしていただいた●●と申します。
先日は、採用のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、今回の内定につきまして、
(理由)という理由より、辞退させていただけないでしょうか。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐縮なのですが、ご理解いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

●●(氏名)
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

辞退したことでアルバイト先から訴えられる?

アルバイトの応募を辞退したことで、アルバイト先から訴えられるということはなく、安心して大丈夫です。
なぜなら、面接や内定を辞退することは、法律上問題がないためです。仮にそのことを理由に裁判を起こしても、勝ち目はありません。
とはいっても、無断で連絡を取らずにバックれたり、適当な対応をしたりということは良くないでしょう。
これまで時間を使ってもらった以上、辞退するときは誠実に対応することが大事です。

一度辞退したアルバイト先に再応募できる?

結論から言うと、辞退をしても、再度同じところに応募するのは可能です。電話でもWebからの応募でも、同じ場所に応募してはいけないという決まりはありません。
しかし、一度辞退してしまっている分、採用の可能性は低くなることは否めないでしょう。
採用担当側になって考えると、「また辞退されるのではないか」という不信感があり、選考の目が厳しくなることが予想できます。

そのため辞退を伝えるときは、本当にしてもいいのか、慎重に考えてから伝えるようにしましょう。後から「やっぱり辞退しなければよかった・・・」と思っても、遅いかもしれません。

もし家庭の事情があったり病気になってしまったりした場合など、止むを得ないときは、理由も正直に話すようにしましょう。
仕方のない理由であれば、再応募したときも、採用担当者がある程度大目に見てくれる可能性があります。それでも働きたいという気持ちをアピールすることで、マイナスからプラスの印象になることもあるのです。

相手に誠意をしっかり見せよう

今回の記事では、アルバイトにおける応募を辞退するときのポイントや伝え方について紹介してきました。
採用前の段階であっても、採用担当者にはたくさんの時間とコストを割いてもらっています。それでも辞退するのであれば、誠心誠意謝ることが大切です。
勇気がないからと不誠実な対応をして、お互いの中にわだかまりを残すのではなく、けじめをつけて次のアクションを起こしましょう。